Investigación sobre el Software Archivístico

 Software Archivístico  

¿Qué es un software archivístico?

Es un Software que se caracteriza porque almacena, administra, ordena y controla todos los documentos internos de una empresa ya que permite almacenar todos sus documentos físicos escaneados y demás miembros de la entidad.

¿Cuál es su funcionamiento? 

Recolecta, gestiona, facilita y garantiza el acceso a los documentos que han sido archivados en el largo plazo, además nos ofrece 7 ventajas para un buen sistema de gestión documental.

    1.Digitalización de documentos en papel 💻📃

esto se realiza con apoyo de un escáner, así los documentos en físico se transforman en documentos digitalizados.

    2. Centralización de la Información 

La cantidad de vías por las cuales llega información a las compañías es muy amplia, pero, con un sistema de gestión documental se facilita, ya que ordena y se centraliza todo el volumen de información que fluye del trabajo a diario.

__________________________________________________________________________

    3. Flujo de Trabajo Eficiente 

Un sistema de gestión documental minimiza los flujos de trabajo, haciéndolos más eficientes, rápidos y productivos.

  _________________________________________________________________________

 4. Información asegurada 🔑🔒

Crea copias digitales de los documentos en papel.

    5. Compartir Documentos 📲

Los gestores documentales logran que diferentes grupos externos a la compañía, bien sean clientes o proveedores, tengan acceso a documentos claves (que la empresa a dado acceso) para mantener la relación del trabajo.

    6. Asistencia Documental 

Los empleados podrán acceder en cualquier momento a una visión general del documento y, de ser necesario,  pueden editar el documento.

    7. Inspección de versiones de documentos 

Los resultados de la encuesta realizada por Perforce, señalan que 81% de los empleados de oficina, han trabajado sobre una versión incorrecta de algún documento.

los DMS brindan la posibilidad de acceder a las versiones realizadas en el texto, bien para recuperar alguna información, eliminarla o incorporarle información.

¿Qué son Módulos de software?

 

Permite solicitar la archivación física de un expediente o de un radicado que ya este dentro de un expediente archivado.

Posee tipos de módulos que son:

Modulo I: Sistema Archivístico institucional.

Modulo II: Diagnostico Archivístico.

Modulo III: Diseño e implementación del Sistema Archivístico.

¿ Que es una Nube es software?

Posibilita guardar y acceder a la información disponiendo únicamente de una conexión a Internet por lo cual, sustituye el popular disco duro de los ordenadores tradicionales.

___________________________________________________________________________________

¿ Que es un Servidor?

Es un conjunto de computadoras capaces de atender las peticiones de un cliente y devolverle una respuesta en concordancia

__________________________________________________________________________

Tipos de servidores:

• 
  Servidores de Web 
• Servidores de Correos 
  
• Servidores de aplicaciones 
  
• Servidores DNS 
• Servidores proxy
  

¿Qué son Permisos?

🔐 Licencia o consentimiento para hacer o decir algo. 

¿Qué es una Firma Digital?

 

Esta firma la lleva todo archivo o documento para que otro usuario no tenga la oportunidad de manipular el registro. 
 

__________________________________________________________________________

Importancia de  la firma digital

Ofrece mayor seguridad que la mayoría de las firmas electrónicas además,  que es rápida y sencilla

¿Qué se necesita para la Validez Legal?

Sirve para que un archivo tenga la validez legal tiene que conllevar:

    1. Aceptación y firma de las partes involucradas en el acto que lo origina.

    2. Sello  que certifique a su autor/autora.

Importancia  de las 3R

Ayudan a que la gente tire menos basura, a ahorrar y a ser un consumidor más responsable, además que ayuda al medio ambiente ya que la calidad del suelo se ve aumentada, o que se reduce la emisión de gases de efecto invernadero.

    1 R: Reducir. 

consumir menos productos.

    2 R: Reutilizar. 

Darle a un material la máxima vida útil.

    3 R: Reciclar. 

Dar una nueva vida a los envases, reduciendo el consumo de recursos y la degradación del planeta.🌍